MEMBATASI ANGKA DESIMAL

Anda bisa menggunakan data validasi untuk mengontrol jenis data atau nilai yang dimasukkan user ke dalam sel. Sebagai contoh, misalkan Anda ingin membatasi angka desimal yang boleh dimasukkan. Gunung Sarjono

1. BUKA DATA VALIDATION

Pilih satu atau beberapa sel yang ingin divalidasi. Pada tab Data, di grup Data Tools, klik Data Validation. Pada kotak dialog Data Validation, klik tab Settings. Pada boks Allow, pilih Decimal. Pada boks Data, pilih batasan yang Anda inginkan. Sebagai contoh, untuk mengeset batas atas dan bawah, pilih between. Masukkan maksium, minimum, atau nilai tertentu yang diperbolehkan. Anda juga bisa memasukkan formula yang menghasilkan suatu nilai.

2.   TENTUKAN BATASAN

Sebagai contoh, untuk mengeset batas maksimum komisi dan bonus 6% dari penjualan salesman pada sel E1, pilih less than or equal to pada boks Data dan masukkan formula =E1*6% pada boks Maximum. Catatan: Supaya user bisa memasukkan persentase, misalnya 20%, pilih Decimal pada boks Allow, pilih batasan yang Anda inginkan pada boks Data, masukkan minimum, maksimum, atau nilai tertentu sebagai desimal, sebagai contoh .2, kemudian tampilkan sel validasi data sebagai persentase dengan memilih sel dan mengklik Percent Style pada grup Number di tab Home.

3. ATUR SEL KOSONG

Untuk menentukan bagaimana Anda menangani nilai kosong (null), pilih atau hilangkan tanda centang (_) pada Ignore blank. Catatan: Jika Anda menggunakan nilai dari suatu range sel, dan ada sel kosong di dalam range tersebut, dengan mencentang Ignore blank maka nilai apa pun bisa dimasukkan ke sel yang divalidasi. Ini juga berlaku untuk setiap sel yang digunakan dalam formula validasi; jika ada sel acuan yang kosong, dengan mencentang (_) Ignore blank maka nilai apa pun bisa dimasukkan ke sel yang divalidasi.

4. TAMPILKAN PESAN

Jika diperlukan, Anda bisa menampilkan pesan input pada waktu sel diklik. Klik tab Input Message. Pastikan Show input message when cell is selected dicentang (_). Masukkan judul dan isi pesan. Sekarang tentukan bagaimana respon Excel pada waktu data yang salah dimasukkan. Klik tab Error Alert, dan pastikan Show error alert after invalid data is entered dicentang (_). Pilih salah satu opsi berikut untuk boks Style.

5. PILIH STYLE ERROR

Information untuk menampilkan pesan informasi yang tidak melarang dimasukkannya data yang salah; Warning untuk menampilkan pesan peringatan yang tidak memperbolehkan dimasukkannya data yang salah; Stop untuk mencegah dimasukkannya data yang salah. Masukkan judul dan isi pesan (sampai 225 karakter). Catatan: Jika Anda tidak memasukkan judul atau isi maka judul yang akan dipergunakan adalah “Microsoft Excel” dan isi pesannya adalah “The value you entered is not valid. A user has restricted values that can be entered into this cell”.

6. TES VALIDASI

Tes validasi data untuk memastikan sudah bekerja dengan baik. Coba masukkan data yang valid dan invalid ke sel untu memastikan setting yang Anda buat sudah bekerja sesuai yang diharapkan dan pesan Anda tampil pada saat yang ditentukan. Jika Anda mengubah setting validasi suatu sel, Anda bisa otomatis memberlakukan perubahan ke semua sel lain yang mempunyai setting yang sama. Untuk melakukannya, buka kotak dialog Data Validation, dan kemudian beri tanda centang (_) Apply these changes to all other cells with the same settings pada tab Settings.

MENU DATA VALIDASI TIDAK TERSEDIA?

Tabel Excel mungkin terhubung ke situs SharePoint. Anda tidak bisa memasukkan validasi data ke tabel Excel yang terhubung ke situs SharePoint. Untuk memasukkan validasi data, Anda harus memutuskan link tabel Excel atau mengubah table Excel ke range.

Anda sedang memasukkan data. Perintah Data Validation tidak tersedia pada tab Data jika Anda sedang memasukkan data ke sel. Untuk mengakhiri pemasukan data, tekan [Enter] atau [Esc].

Worksheet diproteksi atau di-share. Anda tidak bisa mengubah setting validasi data jika workbook di-share atau diproteksi.