KATALOGISASI PERPUSTAKAAN

A.      Latar Belakang Masalah

Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga penyedia informasi akan memiliki kinerja yang baik apabila didukung dengan manajemen yang memadai, sehingga seluruh aktivitas lembaga akan mengarah para upaya pencapaian tujuan yang telah dicanangkan. Untuk mengelola sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik, agar arah kegiatan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengetahuan dasar dalam mengelola perpustakaan agar berjalan dengan baik adalah ilmu manajemen, karena manajemen sangat diperlukan dalam berbagai kehidupan untuk mengatur langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh seluruh elemen dalam suatu perpustakaan. Oleh karena itu dalam proses manajemen diperlukan adanya proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leadership), dan pengendalian (controlling). Di samping itu, manajemen juga dimaksudkan agar elemen yang terlibat dalam perpustakaan mampu melakukan tugas dan pekerjaannya dengan baik dan benar.

Manajemen adalah merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan, usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Stoner). Oleh karena itu, apabila proses dan sistem perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan tidaka baik, maka proses manajemen secara keseluruhan tidak lancer, dan proses pencapaian tujuan akan terganggu dan mengalami kegagalan.

Dalam penerapannya di perpustakaan , Bryson (1990) menyatakan bahwa manajemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan dengan memanfaatkan sumber daya manusia, informasi, sistem dan sumber dana dengan tetap memperhatikan fungsi manajemen, peran dan keahlian. Dari pengertian ini, ditekankan bahwa untuk mencapai tujuan, diperlukan sumber daya manusia, dan sumber-sumber nanmanusia yang berupa sumber dana, teknik atau sistem, fisik, perlengkapan, informasi, ide atau gagasan, dan teknologi. Elemen-elemen tersebut dikelola melalui proses manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang diharapkan mampu mengahsilkan produk berupa barang atau jasa yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat pengguna.

B.       Fokus Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, dapat ditentukan rumusan masalah sebagai berikut :

1. Pentingnya katalog perpustakaan.

2. Katalog dapat mempermudah kita dalam menjalankan perpustakaan.

C.      Pengertian Katalog

Perpustakaan sebagai suatu system informasi berfungsi menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuk serta pengaturannya sedemikian rupa, sehingga informasi yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk itu informasi yang ada diperpustakaan perlu diproses dengan system katalogisasi (cataloging).
Katalog berasal dari bahasa Latin “catalogus” yang berarti daftar barang atau benda yang disusun untuk tujuan tertentu. Contoh katalog dalam pengertian umum adalah Sophie Martin Le Catalogue, katalog penerbit dsb.

Beberapa definisi katalog menurut ilmu perpustakaan dapat disebutkan sbb :

1. Katalog berarti daftar berbagai jenis koleksi perpustakaan yang disusun menurut sistem tertentu.

2. A catalogue is a list of, an index to, a collection of books and/or other materials. It enables the user to discover : what material is present in the collection, where this material may be found.

3. Katalog perpustakaan merupakan suatu rekaman atau daftar bahan pustaka yang dimiliki oleh suatu perpustakaan atau beberapa perpustakaan yang disusun menurut aturan dan sistem tertentu.

Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa katalog merupakan daftar dari koleksi perpustakaan atau beberapa perpustakaan yang disusun secara sistematis, sehingga memungkinkan pengguna perpustakaan dapat mengetahui dengan mudah koleksi apa yang dimiliki oleh perpustakaan dan dimana koleksi tersebut dapat ditemukan.

Sedangkan pengertian katalog induk (union catalog) sangat berkaitan erat dengan kerjasama pengkatalogan (cooperative cataloguing). Cooperative cataloguing sesuai dengan istilahnya merupakan kerjasama antar perpustakaan dalam pengerjaan katalog dan hasilnya adalah katalog induk. Jadi secara ringkas dapat dikatakan bahwa katalog induk merupakan hasil kerjasama dalam pengerjaan katalog oleh beberapa perpustakaan atau penyatuan dari beberapa katalog perpustakaan.

Katalogisasi atau pengatalogan adalah proses pembuatan katalog dimana dalam katalog dicantumkan data penting yang terkandung dalam bahan pustaka, baik ciri fisik maupun isi intelektual, seperti nama pengarang, judul buku, penerbit dan subyek. Jadi katalogisasi adalah proses pengambilan keputusan yang menuntut kemampuan mengintepretasikan dan menerapkan berbagai standar sehingga hal-hal penting dari bahan pustaka terekam menjadi katalog.

Pengatalogan adalah kegiatan menyiapkan pembuatan wakil ringkas dokumen (condensed representations) atau katalog, untuk digunakan sebagai sarana temu kembali, agar dokumen yang dicari dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

Adapun system katalogisasi yang dikembangkan mengalami berbagai tahapan penyeragaman peraturan katalogisasi. perkembangan terakhir yang sampai sekarang masing digunakan untuk pedoman katalogisasi secara internasional adalah : Anglo American Cataloguing Ruler 2 : Revised (1988)/ AACR2R.

Sedangkan perpustakaan mempunyai bentuk fisik catalog yang bermacam-macam: 1). Katalog Kartu (Card Catalog) ukuran 7,5cm x 12,5 cm ; 2). Katalog Berkas (Sheaf Catalog) ukuran 10 cm x 20 cm. ; 3). Katalog Cetak atau Katalog Buku (Printed Catalog) ; 4). Katalog OPAC (Online Public Access Catalog). Sedangkan untuk jenis catalog perpustakaan ada beberapa jenis : 1). Katalog Shelflist ; 2) Katalog Pengarang ; 3) Katalog Judul ; dan 4) Katalog Subyek.

D.      Tujuan Dan Fungsi Katalog

Tujuan katalogisasi menurut Carles Ammi Cutter bahwa tujuan catalog perpustakaan adalah :

a. Memberikan kemungkinan seseorang menemukan sebuah buku yanh diketahui berdasarkan pengarang, judul buku dan subyeknya.

b. Menunjukan buku yang dimilki perpustakaan dari pegarang tertentu, berdasarkan subyek tertentu, dan dalam literatur tertentu.

c. Membantu dalam pemilihan buku berdasarkan edisinya atau berdasarkan karakternya.
Adapun fungsi dari pembuatan katalog adalah untuk mempermudah pencarian buku dalam perpustakaan berdasarkan pengarang, judul dan subyek.

Selain hal diatas, fungsi dari katalog juga dapat dibedakan sebagai berikut :

1.      Mempermudah Penyalinan Katalog (Copy Cataloguing)

Fungsi katalog induk dalam mempermudah penyalinan katalog (copy cataloguing) bukan ditujukan untuk kepentingan pengguna perpustakaan secara langsung, melainkan untuk kepentingan para pustakawan khususnya pengkatalog dan pengklasir. Dengan adanya katalog induk memungkinkan pengkatalog dan pengklasir menyalin, mengkopi, atau mengunduh data bibliografi dan nomor kasifikasi yang sudah ada dalam katalog induk tersebut. Dengan demikian sebuah buku atau bahan pustaka lainnya tidak perlu dibuat katalognya secara berulang-ulang oleh setiap perpustakaan apabila katalognya sudah tersedia di katalog induk, tentunya dengan beberapa penyesuaian apabila diperlukan. Copy cataloguing juga memungkinkan untuk meng”upload” katalog seandainya buku yang akan dibuat katalognya itu tidak ada dalam katalog induk. Dengan cara demikian akan sangat menghemat biaya, tenaga dan waktu dan akan mempercepat pemrosesan bahan pustaka serta pada gilirannya akan meningkatkan pelayanan kepada pengguna perpustakaan.

2.      Mendukung Pengawasan Bibliografi (Bibliographic Control)

Pengawasan bibliografi (Bibliographic control) adalah konsep dan mekanisme untuk mengetahui semua terbitan buku dalam suatu kawasan pada suatu kurun waktu tertentu, baik dalam suatu negara atau suatu regional atau tingkat internasional. Dengan prinsip ini, dapat diketahui jenis, jumlah dan judul buku apa saja yang sudah diterbitkan dalam suatu daerah tertentu pada masa tertentu ( Abdul Rahman Saleh dkk., 2005).

Fungsi katalog induk dalam mendukung pengawasan bibliografi sebetulnya merupakan fungsi yang harus dilaksanakan oleh Perpustakaan Nasional. Perpustakaan Nasional dalam melaksanakan pengawasan bibliografi biasanya dengan mekanisme pemberian ISBN (International Standard Book Number) dan menerapkan Undang-Undang tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam serta dengan cara mengumpulkan bahan rujukan berupa bibliografi atau indeks. Katalog induk dapat mendukung terlaksananya pengawasan bibliografi secara efektif.

Dalam konteks karya ilmiah perguruan tinggi, katalog induk dapat pula difungsikan sebagai alat bantu pengawasan bagi dosen pembimbing atau peneliti. Dosen pembimbing skripsi, tesis atau desertasi dapat dengan mudah mengetahui apakah karya tulis yang dibuat mahasiswanya itu asli atau tidak. Begitu juga para peneliti akan sangat mudah mengetahui apakah penelitian yang akan dilakukan sudah pernah diteliti orang lain atau belum. Dengan demikian pengulangan penelitian akan dapat dihindari

3.      Menopang Silang Layan (Inter Library Loan)

Di dunia ini tidak ada pengelola perpustakaan yang berani mengatakan bahwa perpustakaannya adalah perpustakaan yang lengkap. Berapa jumlah informasi yang terbit setiap hari ? Saya belum menemukan data tentang jumlah terbitan buku diseluruh dunia, namun yang pasti adalah sangat banyak. Berdasarkan survey yang dilakukan oleh Abdul Rahman Saleh dkk. disebutkan bahwa di Indonesia selama tahun 2002 jumlah buku yang diterbitkan adalah sebanyak 6.656 judul. Ini baru buku yang terbit di Indonesia belum termasuk yang terbit di negara-negara lain. Kalau ada pustakawan yang menyatakan bahwa perpustakaannya mempunyai koleksi yang lengkap, betapa besar dana yang dibutuhkan untuk pengembangan koleksinya.

Hal ini nampaknya sulit untuk direalisasikan Disisi lain kebutuhan informasi stakeholders perpustakaan khususnya pengguna meningkat terus seiring dengan cepatnya perkembangan informasi dan teknologi. Untuk mengatasi persoalan tersebut perpustakaan sebaiknya menyelenggarakan kegiatan silang layan. Katalog induk mempunyai peran penting dalam kegiatan silang layan. Dengan mengakses melalui katalog induk, pengguna perpustakaan akan mudah mengetahui dimana informasi yang dicari itu berada dan bagaimana cara untuk mendapatkannya.

E.       Garis Besar Kegiatan Pengatalogan

Kegiatan pengatalogan secara garis besar dapat dibagi ke dalam dua kegiatan: 1) Pengatalogan deskriptif, yang bertumpu pada fisik bahan pustaka (judul, pengarang, jumlah halaman, dll), kegiatannya berupa membuat deskripsi bibliografi, menentukan tajuk entri utama dan tambahan, pedomannya antara lain AACR dan ISBD; dan 2) Pengindeksan subyek, yang berdasar pada isi bahan pustaka (subyek atau topik yang dibahas), mengadakan analisis subyek dan menentukan notasi klasifikasi, pedomannya antara lain bagan klasifikasi, daftar tajuk subyek dan tesaurus. Kedua kegiatan ini menghasilkan cantuman bibliografi atau sering disebut katalog yang merupakan wakil ringkas bahan pustaka.

F.       Penutup

Dalam menajemen perpustakaan sebenarnya banyak faktor yang menentukan tingkat keberhasilan perpustakaan, diantaranya adalah katalogisasi perpustakaan.Dengan menggunakan katalogisasi perpustakaan, itu dapat mempermudah para pengunjung perpustakaan dalam menemukan buku yang mereka cari, serta mempermudah pencatatan pembukuan dan pelaporan perpustakaan.

Perpustakaan sebagai suatu system informasi berfungsi menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuk serta pengaturannya sedemikian rupa, sehingga informasi yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk itu informasi yang ada diperpustakaan perlu diproses dengan system katalogisasi (cataloging). Oleh karena itu sangatlah perlu kiranya katalogisasi perpustakaan untuk menunjang kinerja dari perpustakaan tersebut.

G.      Daftar Pustaka

1)   Fathmi dan Adriati, 2004. Katalogisasi : Bahan Ajar Diklat Calon Pustakawan Tingkat Ahli. Jakarta : Perpustakaan Nasional RI, hal. 06

2)   Hunter, Eric J and Bakewell, K.G.B. 1991. Cataloguing. London : Library Association Publishing

3)   Septiyantono, Tri (editor), 2003. Dasar-dasar ilmu perpustakaan dan informasi.

4)   ogyakarta : Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adap IAIN Sunan Kalijaga Yogyakarta