Pengertian Katalog dan katalogisasi, Bentuk dan Fungsi

A.     Pengertian Katalog Dan Katalogisasi

Katalog atau katalogus dalam pengertian umum adalah daftar nama-nama, tempat dan barang-barang. Katalog dalam pengertian  khusus yakni yang dikenal dalam dunia perpustakaan, adalah daftar  bahan pustaka /  koleksi yang dimiliki oleh satu atau beberapa perpustakaan yang  disusun menurut system tertentu. Bahan pustaka meliputi buku, terbitan berkala, slide, piringan hitam, pita kaset, microfilm, CD ROM dll.

Katalogisasi adalah proses pembuatan katalog. Secara luas kegiatan tersebut dapat dibagi kepada dua (2) macam yaitu katalogisasi deskriptif dan katalogisasi subyek. Katalogisasi deskriptif adalah kegiatan merekam dan mengidentifikasi data bibliografi, yakni data mengenai pengarang, judul, tempat terbit, penerbit, tahun terbit, edisi  dan data buku lainnya yang diperlukan. Katalogisasi subyek ialah proses menentukan tajuk subyek dan nomor klasifikasi. Dalam hal terkahir ini prosesnya disebut juga klasifikasi.

Agar bahan pustaka dapat didayagunakan secara efektif dan efisien, perlu adanya pengolahan  bahan pustaka ( proses kartalogisasi tersebut). Lebih-lebih dengan berkembangnya teknik produksi buku yang mengakibatkan koleksi buku berkembang menjadi besar, maka seamakin terasa perlunya katalog. Tanpa diadakan katalogisasi, mencari buku-buku yang diperlukan akan sulit.  Oleh karena itu pustakawan mencari sarana atau alat yang dapat memberikan gambaran  tentang suatu buku / bahan pustaka  dalam bentuk catatan serta mengatur buku-buku di rak untuk memudahkan menemukan kembali jika diperlukan. Alat itulah yang kemudian disebut katalog atau katalogus.

Untuk memudahkhan proses pertukaran informasi antar perpustakaan atau pusat-pusat informasi lainnya, perlu adanya keseragaman dalam katalogisasi. Maka kemudian pada tahun 1967 diterbitkanlah suatu peraturan / pedoman katalogisasi internasional, yaitu Anglo American Cataloging Rules (AACR2). Dan dalam konteks Indonesia, disusun pula Peraturan Katalogisasi Indonesia, yang diterbitkan oleh Perpustakaan Nasional.

B.     Fungsi Dan Bentuk Katalog

a.    Fungsi Katalog

Ada beberapa fungsi katalog  antara lain sebagai berikut :

1.     Sebagai wakil ringkas dari dokumen / bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan.

2.     Sebagai sarana untuk menemukan kembali buku yang terdapat dalam koleksi perpustakaan.

3.     Memberikan informasi tentang ada tidaknya suatu buku dalam koleksi perpustakaan.

4.     Membedakan suatu karya dari karya lainnya yang mempunyai ciri yang sama.

5.    Memudahkan pemakai jasa perpustakaan menemukan informasi yang diinginkan  baik dengan pendekatan pengarang,  judul atau subjectnya.

b.    Bentuk-bentuk Katalog

Berikut adalah beberapa bentuk fisik  katalog :

1.     Katalog berbentuk kartu

Katalog ini berukuran 7 X 12 cm. Bentuk inilah yang paling banyak digunakan perpustakaan.  Katalog-katalog yang berbentuk kartu  yang telah tersusun secara sistematis dalam  laci-laci katalog dapat menerima entri-entri baru tanpa merubah susunan yang ada.

2.     Katalog berbentuk lembaran-lembaran lepas, kemudian dibendel (dijilid) menjadi satu atau beberapa berkas setelah disusun menurut system tertentu, contoh : Katalog Perpustakaan Muslim Nasional.

3.     Katalog berbentuk tercetak.

Setelah uraian-uraian katalog disusun menurut system tertentu, kemudian dicetak menjadi semacam  bibliografi sebanyak yang diperlukan. Kelebihan bentuk ini  ialah  katalog dapat diperbanyak dan dibawa kemana-mana. Tetapi kelemahannya tidak dapat menerima entri-entri baru. Ini berarti entri baru harus disusun dan dicetak  sebagai suplemen.

4.     Katalog Elektronik

Bentuk katalog ini muncul berkat kemajuan di bidang teknologi informasi seperti komputer. Dalam hal ini katalog berada dalam suatu basis data di komputer, sehingga tidak perlu lagi diadakan penyusunan dengan sistematika tertentu seperti bentuk lainnya. Kelebihan katalog bentuk ini adalah lebih cepat dan mudah diakses, menghemat tenaga dan biaya dalam pembuatannya, dan entri-entri baru dapat dimasukkan setiap saat. Kelemahannya ialah jika listrik padam, maka tidak bisa dipergunakan.

Selanjutnya, dari katalog komputer ini kemudian bisa diformat dalam bentuk CD-ROM. Kelebihannya ia bisa dibawa kemana-mana, tetapi untuk mengaksesnya tetap saja diperlukan perangkat komputer.